AIを使って仕事を効率化する方法｜初心者にもできる簡単な活用例7選
「毎日の仕事をもう少しラクにできないかな？」
「AIが便利なのは聞いたことがあるけれど、仕事でどう使えばいいのか分からない」
AIに興味はあっても、具体的な活用方法が分からず、まだ使っていない方もいるのではないでしょうか。
AIというと難しい操作を想像しがちですが、プログラミングなどの専門知識がなくても活用できるサービスがあります。
文章の下書き、情報整理、アイデア出しなど、普段時間がかかっている小さな作業を補助してもらうことから始められます。
この記事では、AI初心者でも取り入れやすい仕事の効率化方法を7つ紹介します。
AIで仕事を効率化するとは？
AIを仕事で使う目的は、何でも自動でやってもらうことではありません。
たとえば、メールを1通作る場合でも、
「最初の文章が思いつかない」
「丁寧な表現になっているか不安」
「長くなったので整理したい」
といった部分に時間がかかることがあります。
このような作業をAIに補助してもらい、最後は自分で確認して仕上げる方法があります。
つまり、
AIに下準備をしてもらう → 人が確認する → 完成させる
という使い方です。
AIが得意な作業と、人が判断したほうがよい作業を分けることが、仕事で活用するポイントです。
1．メールの下書きを作ってもらう
仕事で意外と時間がかかるのがメールです。
短い内容でも、
「失礼な文章になっていないかな？」
「もう少し分かりやすく書けないかな？」
と考えていると時間がかかります。
そんなときは、AIにメールの下書きを作ってもらう方法があります。
要件を伝えて文章にしてもらう
たとえば、
取引先へ打ち合わせの日程変更をお願いするメールを、丁寧で簡潔な文章で作ってください。
といった形で依頼できます。
完成した文章をそのまま送信するのではなく、相手の名前、日時、内容などを確認してから使用します。
自分で書いた文章を、
失礼のない自然なビジネスメールに整えてください。
と依頼する使い方も便利です。
2．長い文章を分かりやすく整理する
仕事では、資料やメール、メモなど長い文章を読む機会があります。
文章量が多いと、重要な部分を見つけるだけでも大変です。
AIを使えば、文章を整理したり、要点をまとめたりできます。
箇条書きにすると確認しやすい
たとえば長い文章に対して、
この文章の重要なポイントを5つに整理してください。
初心者にも分かる言葉で要点をまとめてください。
といった依頼ができます。
内容を整理してから元の文章と見比べることで、全体を確認しやすくなる場合があります。
ただし、AIの要約で重要な情報が抜ける可能性もあります。契約や金額など重要な内容は、必ず原文を確認しましょう。
3．アイデア出しを手伝ってもらう
「何かいい案はないかな？」
と考え続けている時間も、仕事では意外と多いものです。
そんなとき、AIをアイデア出しの相手として使えます。
最初の候補を作ってもらう
たとえば、
50代向けのパソコン講座の企画を10個考えてください。
新商品の紹介に使えるキャッチコピー案を考えてください。
ブログ記事のタイトル候補を10個考えてください。
など、条件を伝えて候補を出してもらいます。
大切なのは、AIが出した案からそのまま選ぶことではありません。
「この案は使えそう」
「この2つを組み合わせよう」
と、自分で考えるための材料として利用すると便利です。
4．文章を読みやすく整えてもらう
自分で文章を書いたあと、
「少し分かりにくい気がする」
「文章が長くなってしまった」
ということがあります。
AIは文章の整理にも活用できます。
用途に合わせて書き直してもらう
たとえば、
この文章を短く読みやすくしてください。
専門用語を減らして初心者向けにしてください。
内容は変えずに、やさしい表現にしてください。
など、目的を具体的に伝えます。
メール、資料、ブログ、SNSなど、文章を使う場面はたくさんあります。
ゼロから文章を書かせるだけでなく、自分で作った文章を整える道具としてAIを使うのも便利な方法です。
5．作業手順を整理してもらう
初めて行う仕事では、
「どこから始めればいい？」
と迷うことがあります。
そんなときは、やることを順番に整理してもらう方法があります。
大きな仕事を小さく分ける
たとえば、
初心者がブログ記事を公開するまでに必要な作業を、順番に整理してください。
と質問すると、作業を段階的に整理するための案を作れます。
さらに、
今日できる作業だけに分けてください。
チェックリスト形式にしてください。
と追加で依頼することもできます。
やることが多すぎて混乱しているときは、作業を小さく分けるだけでも取りかかりやすくなります。
6．表や情報を整理するための案を作ってもらう
複数の商品やサービスなどを比較するとき、文章だけでは分かりにくい場合があります。
そんなときは、AIに「どんな項目で比較すればいいか」を整理してもらう方法があります。
比較する項目を考えてもらう
たとえば、
3つのサービスを比較したいので、料金、特徴、使いやすさなど比較項目を考えてください。
と依頼できます。
情報を整理する枠組みができれば、あとは正しい情報を自分で確認して入力できます。
AIが数値や最新情報を出した場合は、その情報が現在も正しいとは限らないため、公式情報などで確認することが大切です。
7．分からないことを質問して理解を助けてもらう
仕事中に知らない言葉が出てくると、そのたびに調べることがあります。
AIには、分からない内容を自分の理解度に合わせて説明してもらう使い方もあります。
「初心者向けに」と伝える
たとえば、
クラウドストレージとは何ですか？パソコン初心者にも分かるように説明してください。
と質問できます。
まだ難しければ、
もっと簡単な言葉で説明してください。
と続けて質問することもできます。
AIとのやり取りは、一度の質問で終わらせる必要はありません。
分からない部分を何度でも聞き直せるため、新しい仕事やツールを覚えるときの補助としても利用できます。
AIを上手に使うコツは「具体的に伝える」こと
AIを使ってみたものの、
「思っていた回答と違う」
ということもあります。
そんなときは、質問を少し具体的にしてみましょう。
たとえば、
メールを書いてください。
だけでは、どのようなメールなのかAIには十分伝わりません。
そこで、
取引先へ打ち合わせのお礼を伝えるメールを作ってください。丁寧で、長くなりすぎない文章にしてください。
というように、
何を作るのか
誰に向けたものか
どんな文章にしたいのか
を伝えると、目的に近い回答を得やすくなります。
最初から完璧な質問を作る必要はありません。
回答を見ながら「もう少し短く」「もっと簡単に」と追加で伝えて調整していきましょう。
仕事でAIを使うときの注意点
仕事でAIを利用する場合、便利さだけでなく情報の扱いにも注意が必要です。
特に会社の機密情報、顧客の個人情報、公開前の資料、パスワードなどを、許可なくAIサービスへ入力しないようにしましょう。
勤務先によっては、利用できるAIサービスや入力してよい情報についてルールが決められている場合があります。
仕事で利用する前に社内ルールを確認することが大切です。
また、AIは間違った情報をもっともらしく回答することがあります。
数字、法律、契約、医療、税金など、正確性が重要な内容については、AIだけで判断せず信頼できる情報源で確認しましょう。
AIに任せる部分と自分で確認する部分を分けよう
AIを仕事で活用するときは、すべてを自動化しようと考えなくても大丈夫です。
たとえばメールなら、
AI：下書きを作る
自分：内容を確認して修正する
資料なら、
AI：構成案を考える
自分：正しい情報を入れて完成させる
アイデア出しなら、
AI：候補を出す
自分：使える案を判断する
という役割分担ができます。
AIを「自分の代わりに仕事をする存在」と考えるより、面倒な下準備を手伝ってくれる道具として考えると、初心者でも活用方法を見つけやすくなります。
今日からできること
1．今日書くメールの下書きをAIに頼んでみる
個人情報や機密情報を入力しない範囲で、簡単なメールの下書きを作ってみましょう。
完成した文章は必ず自分で確認します。
2．長い文章をひとつ整理してもらう
自分で用意した文章などを使って、「重要なポイントを箇条書きにしてください」と頼んでみましょう。
AIによる文章整理の使い方を体験できます。
3．毎日時間がかかっている作業をひとつ探す
文章作成、情報整理、アイデア出しなど、普段の仕事で時間がかかっている作業を書き出してみましょう。
その中にAIで補助できる作業がないか考えてみてください。
まとめ
AIを仕事で活用するために、難しい専門知識から勉強する必要はありません。
今回紹介したのは、メール作成、文章の要約、アイデア出し、文章整理、作業手順の整理、比較項目の作成、分からないことの質問という7つの活用例です。
重要なのは、AIに仕事を丸投げすることではありません。
時間がかかっている作業の下準備をAIに手伝ってもらい、人が内容を確認して仕上げる方法があります。
まずは「毎日繰り返していて少し面倒」と感じている作業をひとつ探してみましょう。
小さな作業からAIを取り入れることで、自分に合った仕事の効率化方法を見つけやすくなります。
🦉 この記事を書いた人
ミミルライフ運営者
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