毎日の作業時間を減らす7つの時短テクニック｜初心者でも今日からできる
「毎日やることが多くて時間が足りない」
「パソコンに向かっている時間は長いのに、思ったほど作業が進まない」
そんな悩みを感じることはありませんか？
作業時間を減らすというと、素早くキーボードを打ったり、休まず作業したりするイメージがあるかもしれません。
しかし、大切なのは作業そのものを速くすることより、迷う時間や繰り返している作業を減らすことです。
ちょっとした工夫を取り入れるだけでも、毎日の作業をシンプルにできる可能性があります。
この記事では、パソコンやスマホを使った作業にも取り入れやすい7つの時短テクニックを紹介します。
1．作業を始める前に「今日やること」を決める
パソコンを開いてから、
「今日は何をしよう？」
と考えていると、作業を始めるまでに時間がかかります。
そこでおすすめなのが、作業開始前に「今日やること」を簡単に決めておく方法です。
やることを増やしすぎない
予定を細かく作りすぎる必要はありません。
たとえばブログ作業なら、
「記事タイトルを決める」
「本文を書く」
「画像を準備する」
という程度でも十分です。
最初にゴールが見えていれば、次に何をするのか迷いにくくなります。
予定を立てること自体に時間を使いすぎないよう、簡単なメモ程度から始めてみましょう。
2．同じ種類の作業はまとめて行う
毎回違う作業を行ったり来たりすると、そのたびに頭を切り替える必要があります。
そこで、似た作業をまとめて行う方法があります。
ブログ作業なら工程ごとにまとめる
たとえば複数の記事を準備するとき、
記事Aのタイトルを考える
記事Aの画像を作る
記事Bのタイトルを考える
記事Bの画像を作る
と進める方法もあります。
一方で、
複数の記事タイトルをまとめて考える
次に必要な画像をまとめて準備する
というように、同じ種類の作業をまとめる方法もあります。
どちらが合うかは人によって違いますが、作業の切り替えが負担になっている場合は試してみる価値があります。
3．よく使う文章はテンプレートにする
毎回ほとんど同じ文章を一から入力していませんか？
繰り返し使う内容は、テンプレートとして保存しておくと便利です。
定型文は毎回考えなくていい
たとえばメールなら、
「お問い合わせありがとうございます。」
「内容を確認いたしました。」
など、よく使う文章があります。
ブログでも、記事を書くための基本構成や確認項目などをテンプレートとして保存できます。
テンプレートは「そのまま使う文章」だけではありません。
必要な項目を忘れないためのひな型として利用することもできます。
ただし、すべてを同じ文章にすると不自然になることがあります。内容に合わせて調整することが大切です。
4．ショートカットキーを少しずつ覚える
パソコン作業をしているなら、ショートカットキーも時短につながる便利な機能です。
すべて覚える必要はありません。
まずは使用頻度が高い基本操作から始めてみましょう。
コピーと貼り付けだけでも便利
代表的なのが、
コピー：Command＋C（Mac）／Ctrl＋C（Windows）
貼り付け：Command＋V（Mac）／Ctrl＋V（Windows）
元に戻す：Command＋Z（Mac）／Ctrl＋Z（Windows）
などです。
毎回マウスでメニューを開いて操作するより、キーボードから実行したほうが楽な場面があります。
最初から何十個も覚えるのではなく、よく使うものをひとつずつ覚えていきましょう。
5．ファイルの保存場所を決めておく
意外と時間を使ってしまうのが「探す作業」です。
「あの画像はどこに保存した？」
「昨日作ったファイルが見つからない」
という状態になると、本来の作業を中断して探さなければなりません。
フォルダを細かく分けすぎない
ファイル整理では、細かく分類しすぎると、今度はどこへ保存したのか分からなくなることがあります。
たとえば、
「ブログ記事」
「ブログ画像」
「SNS」
「仕事」
など、自分が分かりやすい大きな分類から始める方法があります。
ファイル名にも、
「ブログ記事_タイトル」
「アイキャッチ_記事名」
など、自分なりのルールを作っておくと検索しやすくなります。
整理そのものが目的にならないよう、必要最低限から始めることがポイントです。
6．通知を減らして作業を中断させない
作業中にスマホの通知が届くと、つい画面を見てしまうことがあります。
メッセージを確認して、そのままSNSを見てしまい、気付いたら別のことをしていたということもあるでしょう。
そこで、集中したい時間だけ通知を減らす方法があります。
スマホを見ない時間を作る
スマホには、通知を制御したり集中しやすい状態にしたりする機能が用意されています。
重要な連絡まで完全に止める必要はありません。
「この作業が終わるまでは通知を確認しない」
という簡単なルールを作るだけでも、作業を中断する回数を減らしやすくなります。
ただし、家族や仕事などの重要な連絡を受け取る必要がある場合は、通知設定を確認したうえで利用しましょう。
7．AIや便利なツールに「下準備」を手伝ってもらう
文章を考えたり、情報を整理したりする作業では、AIなどのツールを補助として使う方法もあります。
すべてを任せるのではなく、時間がかかる下準備を手伝ってもらうイメージです。
ゼロから考える時間を減らす
たとえばブログを書く場合、
「この記事の見出し案を考えて」
「この文章を読みやすく整理して」
「初心者向けのタイトル案を出して」
といった使い方があります。
最初の案があれば、それを見ながら自分で修正できます。
何もない状態から考え始めるより、作業を進めやすくなる場合があります。
ただし、AIが出した情報が必ず正しいとは限りません。
公開する文章や重要な情報は、自分で内容を確認することが必要です。
時短で大切なのは「速さ」より「迷わない仕組み」
時短というと、同じ仕事を半分の時間で終わらせるような大きな変化を期待してしまうことがあります。
しかし、最初から大きく変える必要はありません。
「ファイルを探す時間を減らす」
「同じ文章を何度も入力しない」
「次に何をするか迷わない」
こうした小さな改善を積み重ねる方法もあります。
特に毎日繰り返す作業では、一度仕組みを作っておくと、その後も利用できます。
時短をするときの注意点
作業時間を減らそうとして、逆に複雑な仕組みを作ってしまうことがあります。
たくさんのアプリを導入したり、細かすぎるルールを作ったりすると、それを管理するための作業が増えてしまいます。
また、速さを優先しすぎて確認を省くのも注意が必要です。
メールの送信、ブログの公開、重要なデータの入力などは、最後に内容を確認する時間を残しておきましょう。
省いていい作業と、省いてはいけない確認を分けることも時短では大切です。
自分の「時間がかかっている作業」を見つけよう
時短方法は、人によって効果を感じやすいものが違います。
文章入力に時間がかかる人もいれば、ファイル探しに時間がかかる人もいます。
まずは一日の作業を思い出して、
「何度も同じことをしていないか？」
「毎回どこかで迷っていないか？」
「探し物に時間を使っていないか？」
と考えてみましょう。
自分が時間を使っている場所が分かれば、改善するポイントも見つけやすくなります。
今日からできること
1．明日やることを3つだけ書く
メモ帳でもスマホでも構いません。
次にやる作業を3つだけ書いておけば、作業開始時に迷いにくくなります。
2．よく使う文章をひとつ保存する
毎回入力している文章があれば、テンプレートとして保存してみましょう。
まずはひとつ作るだけで十分です。
3．毎日繰り返している作業をひとつ探す
「これ、毎回同じことをしているな」と感じる作業を見つけてみましょう。
テンプレート化やまとめ作業などで簡単にできないか考えてみることが、時短の第一歩になります。
まとめ
毎日の作業時間を減らすために、特別な技術や高価なツールが必要とは限りません。
今回紹介したのは、やることを決める、同じ作業をまとめる、テンプレートを使う、ショートカットキーを覚える、ファイルを整理する、通知を減らす、AIや便利なツールを活用するという7つの方法です。
大切なのは、全部を一度に取り入れることではありません。
自分が「ここに時間がかかっている」と感じる部分から、ひとつだけ変えてみましょう。
小さな作業でも、毎日のように繰り返しているなら、改善する価値があります。
作業を速くすることだけを考えるのではなく、迷う・探す・繰り返す時間を減らすことから始めてみてください。
🦉 この記事を書いた人
ミミルライフ運営者
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